1、協同管理應幫助誰解決那些管理上的問題？

如果您經營一個企業，只有幾個員工，都在同一辦公地點，利用您的聰明才智，即使沒

有協同管理軟件您也能很好的管理好您的隊

伍、您的企業。當您的企業人員增多，機構增多，擴大發展時，當您在國內乃至國外有各式辦事機構時，員工和業務開始遠離您的身邊。您作為企業的老板或高層管理人員，可能希望找到一種方法或途徑，幫助您解決或回答下列問題：

各個分支機構的經營狀況如何？整個企業集團運作健康、良好嗎？

對于分散在各個分支機構中的某些關鍵性事務/業務，其工作進展如何？是否存在問題需要您及時作出指導？

當前的管理隊伍如何？能否適應市場變化？

管理上，是否在激勵團體？整個團隊的凝聚力、能力如何？

中層管理隊伍建設如何？在管理上，后繼有人嗎？

實質上，協同管理軟件應首先服務于企業的高層管理人員，幫助高層管理人員解決現實中的管理問題。亦就是說，協同管理的服務對象首先是高層管理人員。沿用傳統的、ERP式的軟件制作方法，將各種通訊工具、溝通工具、軟件工作流技術等堆積起來的協同系統可能難以滿足企業高層管理人員在管理上的需求。

2、誰是終端用戶？如何使用？

就企業內部而言，協同的用戶可分為：

高層管理人員。制定、下達、跟蹤、監督、協助/指導各項業務的進展，特別是對關鍵性業務/事務處理過程進行跟蹤和監督。全面了解企業中層管理隊伍的管理現狀。

中層管理人員。具體制定或負責各項工作的進展。做到具體工作落實到每個管理人員身上。各項工作有人負責監督和落實。

具體工作人員。作為團體中的一個成員，在指定的時間、地點，利用指定的責、權和有限的企業資源，通過協同系統平臺，與任務下達者、負責者和同事一起，協同作戰，完成指定的任務。

在強調協同系統應首先服務于高層管理人員的同時，一個好的協同系統應為各級管理人員和具體工作人員提供豐富的協同工具。如工作進展匯報工具，電子郵件、手機短信等通訊工具，有效協作協商平臺工具等。

在選擇協同管理軟件時，我們會考慮：

我們不能期望每個管理人員，特別是高層管理人員都會或有時間對著電腦去打字。

我們不能期望每個管理人員都能熟練地使用電腦。

高層管理人員是一定要參與管理，并對管理作出監督和指導的。

我們不能期望企業總是有具備一定程序員素質的人來維護系統的某些關鍵配置，如復雜的工作流程工具的使用。

參與協同系統的用戶，在電腦使用水平上，可能差異很大。

因此，簡單、易用、盡可能的零培訓，又不失功能之強大、功能之完美的協同系統才是真正滿足企業需求的協同管理系統。這樣的系統能幫助企業更好地做好管理工作，幫助企業將高層管理人員從日常事務中解放出來，有更多的時間考慮企業的戰略問題，而不是給企業增添一個軟件系統維護的包袱。

3、圍繞什么進行協同？

協同為群策群力，協作工作。

這里并沒有回答：圍繞什么進行協作？對于企業來講，管理人員每天都要處理大量的日常事務（任務），銷售業務，采購業務，客戶服務業務等。對于供銷存等企業的核心業務，每一個業務都暗含著“商業邏輯、商業運作規則”。在沒有完善的，真正反應業務邏輯和商業規則的業務功能模塊的條件下，是難以做到協同的。因為：協同系統尚未將被協同的主題作出妥善處理。因此，欲將供銷存、客戶關系、供應關系、人力資源等企業核心業務納入到協同系統中，必須首先部署適合企業運作特點的相應的管理軟件系統。簡化了的、采用表單自定義形成的業務功能模塊是難以反應企業管理特點的，也難以真正的幫助企業進行協同管理的。

當談到 OA 時，我們通常會想到：公文上傳下達、公文審批、來訪登記、資產借還等功能模塊。的確，這些模塊是必要的，能幫助普通工作人員更好的做好他們的日常工作。

當我們想到 OA 時，腦海中第一個念頭是：OA 系統應首先幫助誰解決管理上的問題？是普通工作人員還是企業的老板、企業的高層管理人員？答案是：OA/協同幫助普通工作人員更好的做好工作，最重要的要服務于企業的老板和高層管理人員。

除供銷存等核心業務外，老板關心企業內部發生的各種日常事務、事務的處理狀況。即，一個一般意義上的OA 任務管理系統是企業老板和高層管理人員所需要的系統。OA的協同要圍繞OA任務進行協同，要為高層管理人員提供業務跟蹤、監督、督辦、指導、協作、評估等手段。

4、如何協同？

GroupCollaboration/Groupware 類的協同軟件的工作方式大多為：

臨時地定義一個工作小組

邀請相關人員進入工作組

通過 VoIP, Web 留言板，即時短線，手機短信等工具進行協同。

以工作流為核心的：

流程及流程維護

表單制作及維護

啟動工作流，按流程一步一步地作業。

圍繞OA任務/業務進行協同：

通過語言描述，附件等形式，詳細規定任務的內容、任務的計劃安排，指定任務的負責人，小組成員。

任務負責人：將任務具體分解并安排給每個小組成員（鼓勵中層管理人員進行獨立工作）。

在任務的執行過程中，通過各種工具，如：電子郵件、手機短信、WEB、協作區域等，就任務進行協同作業， 按任務下達形成的工作匯報關系和公司內部的上下級關系：下級人員及時向上級主管進行工作匯報；上級管理人員就任務對工作人員的工作進行跟蹤、監督、督辦、協助、指導。鼓勵參與、增強團體能力、避免官僚主義、實現扁平管理。

管理人員：對任務制定人的任務制定工作、任務的負責人的工作及小組成員的工作進行全面評估。當任務無法按時完成時，對任務制定的恰當性、負責人的工作能力、小組成員的能力等作出合理評估，為未來管理提供科學依據。評估結果可作為績效考核的依據，評估的目的是：提高團體能、加強中層管理隊伍建設，而不是懲罰。

協同OA 的核心是圍繞任務進行協同。任務必須明確定義，其執行能夠被跟蹤、監督，能作為改善管理的重要參考資料。在協同作業時，必須按照企業的真實的上下級關系，并在任務協同中明確這種人與人之間的責權關系。

5、客戶利益在那里？

實施的好，協同 OA 能幫助企業改善管理。能幫助企業節約成本。以一個有 10個 分支機構，每個分支機構有 10 工作人員的集團為例：

考慮實施協同OA 后，每個工作人員每天少打一個長途電話，每個長途電話 0.5 元，每年按 300 個 工作日算，每年節約電話成本：10 (分支機構) * 10 (人) *1 (個長途電話) * 0.5（元）* 300 （工作日） = 15,000 元；

考慮實施協同 OA 后，每個分支機構每月少出一次差，每次出差 3 天，食宿費每天 400 元：10(個 分支機構) *3*400 * 12  (個月)=144,000 元；

除上述成本節省外，圍繞任務的協同系統能有效的起到：

全面了解企業的業務現狀

對關鍵業務進行及時有效的跟蹤、監督、協作、指導，做到對分散的、遠離自己的業務的管理如同發生在眼前一樣進行管理，強化中層管理隊伍的建設，提高集團的整體業務能力等......