把控全局

如何監督過程，控制結果？

　　一家大公司副總，一天要通過電話、會議、郵件、口頭等方式安排多起事項，同時又要通過以上方式經手很多的審批事件。我們與他進行了一個小時的測試，問他你今天安排的事件中有多少過程做了追蹤和知道哪些結果？結果出現了一個讓他也很意外的事情，他能回憶起其中的60%。

問題分析：

①所有事件過程缺乏記錄。

②過程缺乏持續跟蹤和監督。

③工作事項有可能因多級傳遞進一步扭曲和衰減。

解決方案：

①通過思軟OA協同辦公管理軟件可以將所有事件將被如實的記錄，供查詢和跟蹤。②通過思軟OA協同辦公管理軟件可以及時提供任務執行狀態、結果、過程變動。

③利用可視化信息全程對稱的特點減少信息經過多環節造成的衰減。

規范行為

如何讓制度落地，保障規范執行？

　　一個公司行政經理，年輕有為，文筆非常不錯。加盟公司后，經常按照總經理的提示，為公司制定了大量的規章制度。有次我們問他一個問題，你們公司有沒有人能記得全部或大多數的規章制度？他告訴我們沒有，我們又問老板記得住嗎？他說老板這么忙哪記得??？我們又問，你是制定者，你能記得住嗎？他說剛制定的我能記住。

問題分析：

①大多數人僅僅在自謀入職培訓時見過所謂的“制度”。

②制度是對組織行為進行約束的“法律”。遺憾的是制度常常鎖在抽屜或者保險柜里。

③厚厚的制度，常常讓人望而生畏，幾乎沒有人能記住與自己相關的所有制度的細節。

④制度的執行常常涉及多個環節，傳統的人找人“照章辦事”的效率很低，常常因中間環節的延誤使得重要工作變成不得不立即處理的“緊急重要”的事務，最終導致了“打破常規”的違章處理情況大大增加，使組織處于失控狀態。

解決方案：

①通過思軟OA協同辦公管理軟件將制度、規范變成“制度、規范模板固定流程”，無需員工記住。②對于“表單”+“流程”形式固化的協同模板式管理，在員工執行時將按制度自行流轉，實現“行為約束”的管理。③將模板授權給對應的執行者，把過程行為轉化成“協同記錄”，并可根據管理要求自動歸檔備查。

快速響應

如何進行有效溝通，快速響應？

　　一個大型多種經營的集團副總，在一次私下聊天中，說最近公司高層開會有一種事，讓所有的管理者都臉上無光。下屬二級單位是房地產開發公司，實際虧損300萬，而且虧損是在一年前發生的。大家在討論中發現整個高層是最后才知道的，而且高層中竟然對情況了解出現了多個版本，沒有一個是一致的。

問題分析：

①大量由下至上或來自外部的重要信息，因組織內部傳遞方式誤減率高導致變形。②傳統口頭、會議、電話等方式處理速度慢。

③因信息對個人影響，而會在層層上報中人為因素變形。

解決方案：

①通過思軟OA協同辦公管理軟件把對外部信息的響應轉化為內部協同，以協同方式保證外部信息以外至內減少衰減。

②由下而上的信息呈報，通過思軟OA協同辦公管理軟件，快速實現無衰減層層上報。

③把內部流程處理結果轉化為向下的反饋和對外部及時響應。

文化落地

如何加強溝通的氛圍建設？

　　某化工廠有一個工作踏實努力的員工，在與朋友一起談到公司，說他們公司這樣不好那樣不好，很多事情沒人管理，浪費嚴重。朋友問他為什么不給一些建議，他說：“我上班這么忙，沒時間去提這些建議，如果提給直接上級，提錯了一通批評，提對了說不定就是別人的功勞，有時候想直接跑到老總辦公室，又不敢去?！?/span>

問題分析：

①單純依賴層級化溝通手段會導致因溝通層次多，信息嚴重衰減，時效性差。

②長期的溝通缺乏會導致各層級相互誤解，難以形成正向管理文化。

解決方案：

①通過思軟OA協同辦公管理軟件以協同、在線消息等功能打破溝通的時空限制，擴展溝通手段，加強及時性。

②利用思軟OA協同辦公管理軟件開設管理主題論壇，增強組織成員參與的興趣，加強溝通，輔助文化建設。

③利用思軟OA協同辦公管理軟件調查功能采集大面積反饋。

知識共享

如何進行知識沉淀，集中共享？

　　某食品行業的銷售經理，他在每次過春節時，就會非?？鄲?，由于公司制度的任務很高，對銷售人員的壓力很大，每年都有超過30%以上人員無法完成任務。在年獎金分配上不滿而離開公司。雖然公司管理很嚴，但是總是有很多的客戶資料和重要的銷售信息是存放在個人電腦和個人保管的文件柜中，當人員離開時，總是會失去大量有價值的資料。

問題分析：

①分散管理容易造成重要信息的丟失。

②組織中的知識缺乏有效的統一管理。

③不易共享學習。

解決方案：

①   通過思軟OA協同辦公管理軟件強大的文檔管理功能，為各個部門建立文件夾，存放部門知識。

②建立信息的分類管理方法，統一集中管理在服務器上，每日備份。

③收集、整理信息、分類成型，根據工作內容要求授權不同對象學習分享。

移動辦公

如何有效減少運營成本？

　　一個大型木地板制造的公司，在全國設有2000家零售的4S店和50多家辦事處機構，為了實現內部的遠程溝通，專設傳真機四臺，兩個專人負責傳遞公司總部的通知，公告，指令等，同時回收各分部的匯報信息。

問題分析：

①在組織中，溝通方式主要是電話、會面、會議和傳真。在現實中是需要很高成本的，另一方面對于需要溝通的對象彼此在同一時間或空間中要求很高，如果結果不理想，導致的浪費更大，如會議等。

②異地分支機構將溝通的難度進一步放大，造成高昂辦公成本支出。

解決方案：

①通過思軟OA協同辦公管理軟件多樣化的溝通方式，提高溝通頻率的同時在幅度降低有線和無線終端的通訊量，調查顯示：抑制系數>15%，明顯減少傳真，長途電話等開支。

②協同工作，文檔管理和共享機制，降低因打印產生的辦公用品消耗和折舊，調查顯示：抑制系數>30%，明顯減少了打印紙、打印機的用量。

③應用協同達成人均事務處理能力的提升，在組織擴張過程中有效進行減少對新人的雇擁數量，從而達成對人力資源成本抑制。調查顯示：年度人力資源成本抑制系數為>15%，明顯減少人力相關的開支。

④提升組織的敏捷和靈活性，協調會和動員會等各種會議次數明顯減少和會議時間明顯縮短，調查顯示：年度辦公費用中的會務費、差旅費和車輛運行費等成本抑制系數為>30%，明顯減少無效工作量和費用開支。

時間管理

如何加強時間和計劃管理，提升團隊效率？

　　不久前一個公交公司的老總，他組織人員參加了一個時間管理的培訓，全公司都明白了優先做“不緊急而重要的事”，立即處理“緊急重要的事”，快速解決“緊急不重要的事”，放棄“不緊急不重要的事”?；貋硪院?，開始抓計劃，甚至是日計劃，剛一實施就發現，首先所有經理都反映，如果計劃要主送給每個老總和抄送給其他業務相關的部門經理，一份計劃就要打印十份以上，每個人又要收到十份以上的計劃，幾周下來，每個人手中都有厚厚的計劃表，都不知道如何管理。

問題分析：

①缺乏個人時間管理工具輔助建立新的工作習慣。

②缺乏計劃管理工具協助完成跨部門信息對稱和反饋。

解決方案：

①利用思軟OA協同辦公管理軟件的日程事件功能，完善支持第二象限工作法，輕易安排不同重要、緊急程度的要事，隨時在線分享，了解自己和他人的時間安排。

②利用計劃管理功能對計劃進行瀏覽，提出計劃修改建議和計劃調整、總結，即使組織分散在各地也可以建立高效的計劃溝通和協調機制。

③用思軟OA協同辦公管理軟件建立中央計劃文件夾，長期保存各階段計劃，便于考評、分析、調整。

外網內聯

如何改變傳統辦公模式，提高服務效率，推進政府機關的行政效能建設？

　　某市化工廠環保負責人經常要到該市環保局辦理《×××建設項目環保標準審批》，他對項目的審批過程復雜、時間周期長、辦理不便、無法及時獲取審批結果等時常感到很無奈。

問題分析：

①協作與主管部門多，審批流程復雜。

②多環節審批使得申辦人無法得知確切的辦理結果。

③導致辦公效率低下，無法獲得公眾的高滿意度。

解決方案：

①通過思軟OA協同辦公管理軟件協同梳理、優化、改造機關業務流程300多項，簡化了辦事程序，采用電子化管理，提高了行政辦事效率。

②將政務服務大廳和思軟OA協同辦公管理軟件協同打通，受理件直接進入內部辦公系統，進行審批處理，處理結果送政務服務中心接辦件系統，同時在網上公示。

③從網上接件，內部審批處理，到處理結果網上公示，處理結果送政務服務中心統一記錄，整個工作流程得到統一的輸入和輸出，多系統間的數據交換對用戶透明，做到一處輸入，多處顯示，避免了數據的重復錄入和數據的不可靠性。

整合孤島

如何整合業務系統，集中信息共享？

　　某某航空公司，資產部的部長感嘆，由于公司有訂票系統、HR系統、資產管理系統等十幾個系統，每天都會反復去分別登錄，現在對于每個干部來說，不是沒時間學習使用，就是不清楚自己應該登錄哪些系統，由于工作繁忙，忘登錄某系統而誤事是經常的事。

問題分析：

①IT系統數量多，給日理萬機的領導者造成無法承受的學習成本。

②系統大多為局部的專業人員設計，功能繁多，對領導者有效的信息貢獻非常低。

解決方案：

①以簡單易用的思軟OA協同辦公管理軟件作為領導以及全部組織成員的日常溝通協同平臺，并為領導在思軟OA協同辦公管理軟件中建立單點登錄可以一鍵式訪問其他IT系統。

②在思軟OA協同辦公管理軟件中根據領導者設置供查詢的文件夾，定時按照要求把業務系統的匯總結果和分析報告送到指定的文件夾中，領導者可以不必進入那些IT系統就能看到所有系統最有價值的產出物——結果文檔和分析報告，大大方便了領導者。

③通過接口開發實現與ERP系統等業務系統數據級的整合應用，實現領導在思軟OA協同辦公管理軟件中對ERP流程的審批。